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PDCAサイクルはなぜビジネスシーン以外でも活用できるのか

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「PDCAサイクル」という言葉をご存じでしょうか。業務改善を担当していない方でも、耳にしたことがあるかもしれません。しかし、PDCAサイクルがどのようなものかを、言葉で説明できる人は意外と多くないのではないでしょうか。
本記事では、PDCAサイクルの基本原理と、このフレームワークが幅広く使われている理由を解説し、メリット・デメリット、サイクルを上手く回すためのコツ、そしてPDCAサイクル以外のフレームワークもご紹介します。

目次

目次

  • PDCAサイクルとは
  • PDCAサイクルの基本構造
  • なぜPDCAサイクルは幅広い分野で使えるのか
  • PDCAサイクルのメリット・デメリット
  • PDCAサイクルを上手く回すコツ
  • PDCA以外のフレームワーク
  • まとめ

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、業務の効率化や品質管理を継続的に改善していくためのフレームワークです。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の4つの段階をループさせることによって、計画的かつ継続的に目標の達成を目指します。

PDCAサイクルの基本構造

PDCAサイクルの4つの段階は、以下の通りです。

  • Plan（計画）：具体的な目標を設定し、達成のために何をするか計画を立てる
  • Do（実行）：立てた計画を実行する
  • Check（評価）：目標にどの程度届いたかを振り返り、経過を客観的に分析する
  • Act（改善）：分析結果をもとに、次はどうするかを検討する

これら4つの段階を経て目標が達成されなかった場合、再びP（計画）の段階に戻って計画を見直します。以降、目標が達成されるまでこの4つの段階を繰り返します。

なぜPDCAサイクルは幅広い分野で使えるのか

このフレームワークは、ビジネスの業務改善だけでなく、趣味や日常生活といった場面でも活用できます。
その理由の一つとして、PDCAサイクルを、人が物事を学習する際のプロセスとして解釈することもできる点が挙げられます。

文部科学省のホームページには、人が物事を学習する過程についての資料が掲載されています。詳細は下記のリンクからご確認いただけますが、本記事ではその中から、学習プロセスの6つの段階をかいつまんでご紹介します。

学習のプロセス6つ

文部科学省の理論整理補足資料に記載されている学習のプロセスは、以下の6つです。

  • 動機付け：これまでの知識や経験では対処できない問題に直面する
  • 方向付け：問題解決に必要なことを導き出す
  • 内化：問題解決に必要な知識や技術を習得する
  • 外化：習得した知識や技術で問題の解決を試みる
  • 批評：外化の成果を振り返る
  • 統制：不足していたことを見出し、次の学習プロセスへ向かう

これらの学習プロセスは、PDCAサイクルの各段階と多くの共通点があります。

PDCA学習プロセス内容
P（計画）動機付け、方向付け問題を明確化して具体的な目標を定め、達成のために何をするか考える
D（実行）内化、外化立てた計画を実行する
C（評価）批評実行の結果を客観的に振り返り、分析する
A（改善）統制、動機付け分析結果をもとに、次はどうするかを検討する

このように、PDCAサイクルを回すことは、人間が物事を学習するときのプロセスをそのまま実践していると捉えることもできます。そのため、業務改善以外の分野でも活用することができるのです。

PDCAサイクルのメリットとデメリット

PDCAサイクルを活用するメリットとしては、一般的に次の3点が指摘されます。しっかり腰を据えて問題に取り組むため、中長期的に見るとメリットが際立ちます。

  • 問題解決のプロセスがノウハウとして組織や個人の資産に蓄積される
  • サイクルを回せば回すほど課題が明確になり、無駄が少なくなっていく
  • コミュニケーションが円滑になり、組織全体が活性化する

一方で、PDCAサイクルを当てはめることで生じるデメリットとして、次の3点が挙げられることが多いです。各工程をしっかり行う必要があるため、スピード感や目新しさの面では遅れを取る場合があります。

  • 計画立案と実行を繰り返すため、結果が出るまでに相応の時間がかかる
  • 「PDCAサイクルを回すこと」自体が目的となり、形骸化することがある
  • 前例や過去から学びを得るため、革新的なアイデアが出づらい

PDCAサイクルを上手く回すコツ

PDCAサイクルを上手に回すためには、各段階で次のような点を意識すると良いでしょう。

  • P：明確な期日・担当者・数値を定めるが、100％の計画は立てない
  • D：気付いたことや思いついた変更点は記録する
  • C：振り返りの時間を前もって決めておく
  • A：改善策は「仕組みを作ること」を重視する

順番に詳しく見ていきます。

P：明確な期日・担当者・数字は定めるが、100％の計画は立てない

計画の段階では、「誰が・いつまでに・何を・どうやって」を必ず決め、明確な期日や数値目標を設定しましょう。C（評価）の段階で振り返る際、「達成したか・していないか」を判定しやすくなります。
ただし、計画をあまりにも綿密に立てすぎると、イレギュラーが起きたときに対応しづらくなります。100％の計画は決めず、7〜8割程度のプランで進めると運用しやすいとされています。

D：気付いたことや思いついた変更点は記録する

計画を実行しているときは、時間や進捗状況だけでなく、不都合があった点や、より効率的な方法を思いついたときの気付きをメモなどに記録しておきましょう。C（評価）の段階で、具体的な意見として出せると理想的です。

C：振り返りの時間を前もって決めておく

忙しさを理由にチェックできず、サイクルが止まってしまうことを避けるため、「毎週金曜日の17時は必ずチェックを行う」など、あらかじめチェックの時間をスケジューリングしておきましょう。
また、この段階は「なぜこの結果になったのか」というプロセスの事実を振り返る場です。たとえ誰かがミスをしたとしても、個人を責める場にならないよう注意しましょう。

A：改善策は「仕組みを作ること」を重視する

「次は気を付ける」といった曖昧で意識頼みの改善策ではなく、「手順を変える」「チェックリストを作る」など、誰がやっても改善できる具体的な仕組みづくりを意識しましょう。

PDCA以外のフレームワーク

幅広い分野で活用できるPDCAサイクルですが、デメリットの項目で触れた通り、全ての場面に最適とは限りません。以下のフレームワークは、PDCAサイクルを当てはめにくい場面で有効とされる手法です。

OODAループ

意思決定のプロセスを示すフレームワークです。目の前で起きている問題に、その場で対応しなければならないときに有効です。

  • Observe（観察）：市場や相手の動向・状況を観察する
  • Orient（情勢判断）：観察した情報から「今何が起きているか」の仮説を立てる
  • Decide（意思決定）：仮説に対し、具体的に何をするかを決める
  • Act（実行）：決めたことを実行し、実行結果を再度観察する（最初のOへ戻る）

PDRサイクル

「行動」を起点とするサイクルです。前例がなかったり、自分が今までやったことのないことを始めるとき、「まずはやってみる」ことからスタートし、試行錯誤していきます。

  • Prep（準備）：緻密な計画ではなく、最低限の目的と取る行動だけを決める
  • Do（実行）：決めた行動を実行する
  • Review（評価）：何が起きて、なぜそうなったかを見直し、次のPに繋げる

まとめ

PDCAサイクルは、人間が何かを学習するときのプロセスとして捉えることもできるため、ビジネスに限らず、さまざまな場面で活用できます。
趣味や自己啓発などで、何らかの進歩や成果を出したいと思ったときは、ぜひPDCAサイクルを取り入れてみてください。

＝＝＝以下、本記事の作成プロセス＝＝＝＝

１．記事の要件

　記事の目的：読者がPDCAサイクルがどういうものなのかを知り、実行して成果につなげる
　想定読者（ペルソナ）：業務改善担当者だけでなく、仕事以外でも、同じ失敗を繰り返してしまう人
　　↑ペルソナが広すぎて内容がぼやけそう。オリジナリティを出す為にも一旦これで考えてみて、行き詰ったら再定義する。
　キーワード：PDCAサイクル
　文字数指定：なし
　そのマニュアル：指定なし
　読後のCTA：プランを立てる
　　　　　　　or読者の過去の何らかの出来事のC→Aからプランを立てる　

２．リサーチする

元々大学時代に学習プロセスを学んでいたので、PDCAサイクルと結び付けた形。
「学習のプロセス」で検索して文部科学省の元記事収集。認知のアプローチなどに深入りするとキリがなくなる上に本題から逸れるので、学習プロセス６段階にのみ焦点を当てて紹介。
参照元記事は今回リンクをそのままで記載。以下のように文字で埋め込むことも可能
　　　　　参照：文部科学省「教育課程部会 理系ワーキンググループ（第3回）配布資料」
　　　　　　　　　　　　　「学習のプロセスのイメージ（例）等（理論整理補足資料より抜粋）」
ラッコキーワード、google検索で「PDCAサイクルとは」で分析。
競合記事構成は、『PDCAサイクルの４ステップ紹介→メリット・デメリット→サイクルを成功させるポイント→PDCA以外のフレームワークの説明→その他独自性→まとめ』　が多い
　　→差別化点
　　①ビジネスパーソンだけでなく、もう少しレンジを広げて一般の人も対象にしてみる（上手くいくかは不明）
　　②「なぜこのフレームワークが優秀で幅広く使われているのか」についての詳細がないので、このフレームワークが効果がある理由を、学習のプロセスを用いて解説を入れることをオリジナリティとする。

３．読み手のニーズを推定する

顕在ニーズ：PDACサイクルとは何なのかを知りたい
潜在ニーズ：上手く取り入れるコツや例、他のサイクルがあるのかを知りたい
　↑OODAなどの説明はPDCAサイクルから外れるため不要だと思ったが、検索結果上位に他のサイクルについての記載が載っている以上、この潜在ニーズとして評価されている可能性があるので今回は記載。SEO評価を上げるのであれば外した方が良い可能性あり。

４．構成

競合記事の構成傾向：①PDCAサイクルの４ステップ紹介②メリット・デメリット③サイクルを成功させるポイント④PDCA以外のフレームワークの説明⑤その他独自性⑥まとめ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
作成記事：①PDCAサイクルの４ステップ紹介②なぜ優秀で幅広く使われるのか（学習プロセス６つ紹介）③メリット・デメリット④サイクルを成功させるコツ⑤PDCA以外のフレームワークの説明⑥まとめ　にする。
　学習プロセスとPDCAの対応表を載せる。
　メリットデメリットは３点ずつ出す（１行で）。
　コツはPDCAそれぞれの注意点をH3で記載。その代わり一番目のサイクル紹介を１行で箇条書きもしくは表にする。
　PDCA以外のフレームワークはOODAとPDRの二種類。中間に位置するSTPDは中途半端なので載せない。

　Q：構成は『サイクル紹介→メリットデメリット→PDCA以外のフレームワーク→なぜ優秀で幅広く使われるのか（学習プロセス）の方が文章の繋がり的に良さそう』？
　A：理由が一番最後に来るのは違和感、最初に来るのも違和感なのでサイクル構造の次に決定。

５．本文執筆

　導入文：
　PDACサイクル知ってる？→幅広く使われるフレームワークですが、他人に説明できる人は少ないのでは？この記事でPDCAサイクルがわかるのと、メリットデメリット、なぜ幅広く使えるのか上手い行くコツを解説

　本文：
　１PDCAサイクルとは？
　２PDCAサイクルの基本構造？
　　P
　　D
　　C
　　A
　３なぜPDCAサイクルは幅広い分野で使えるのか
　　学習のプロセス６つ
　４PDCAサイクルのメリット・デメリット？
　　メリット１：直面した問題と解決までのフローが資産として蓄積する
　　メリット２：進行方向が決まるため寄り道や迷子を防ぎやすくなる
　　メリット３：透明性が上がり、組織が活性化する
　　デメリット１：結果が出るまでに時間がかかる
　　デメリット２：形骸化しやすい
　　デメリット３：確信的なアイデアが出づらい
　５PDCAサイクルを上手く回すコツ？
　　P
　　D
　　C
　　A
　６PDCA以外のフレームワーク？
　　OODAループ？
　　PDRサイクル？
　まとめ

６．タイトルをつける

「PDCAサイクルはなぜビジネスシーン以外でも活用できるのか」
　「学習プロセス」を入れたかったが３０字に収まらないので却下。

＝＝＝本記事の作成プロセス終わり＝＝＝＝

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