「ChatGPTを使ってみたけれど、文章を作ってもらうくらいしか使えていない」
「仕事にも使えそうだけれど、具体的な活用方法がわからない」
このように感じている方も多いのではないでしょうか。
ChatGPTは文章作成だけでなく、メールの下書きや文章の要約、アイデア出し、資料構成、タスク整理など、さまざまな業務をサポートしてくれるAIツールです。
難しい操作を覚えなくても、普段使っている言葉で指示を出せるため、AIに詳しくない方でも始めやすいのが特徴です。
この記事では、ChatGPT初心者でもすぐに試せる仕事での活用方法を7つ紹介します。
実際に使えるプロンプト（ChatGPTへの指示文）の例も紹介するので、「ChatGPTを仕事でもっと活用したい」という方はぜひ参考にしてください。
ChatGPTを仕事に活用する3つのメリット
ChatGPTを仕事に取り入れることで、主に次のようなメリットが期待できます。
作業時間を短縮できる
ChatGPTが得意としているのが、文章の作成や整理です。
たとえば取引先へのメールを一から作成する場合、
「どんな書き出しにしよう」
「失礼な表現になっていないだろうか」
と考えているうちに、意外と時間がかかってしまうことがあります。
そこでChatGPTに伝えたい内容を入力して、文章のたたき台を作ってもらいます。
完成した文章を確認・修正する方法に変えることで、ゼロから文章を考える負担を減らせます。
考えを整理しやすくなる
仕事をしていると、
「やることが多すぎて何から始めればいいかわからない」
という状況になることがあります。
このような場合も、ChatGPTに現在抱えているタスクを入力して整理してもらうことが可能です。
頭の中にある情報を一度文章にして外へ出すことで、優先順位を整理しやすくなります。
自分にはなかった視点を得られる
ChatGPTはアイデア出しにも利用できます。
たとえば業務改善について考える場合、自分一人だけでは似たようなアイデアに偏ってしまうことがあります。
ChatGPTに複数の案を出してもらえば、その回答をきっかけに新しいアイデアを思いつける可能性があります。
重要なのは、ChatGPTにすべてを決めてもらうことではありません。
「考える代わり」ではなく「考えるための補助役」として利用することがポイントです。
ChatGPTを仕事で活用する方法7選
ここからは、ChatGPT初心者でも実践しやすい7つの活用方法を紹介します。
1．メールの文章を作成する
仕事でChatGPTを取り入れやすい方法のひとつが、メールの下書き作成です。
お礼、依頼、日程変更、お詫びなど、ビジネスではさまざまなメールを書く必要があります。
伝えたいことは決まっているのに、「どう書けば失礼にならないだろう」と悩んでしまうこともあるでしょう。
そんなときは、要点だけChatGPTへ伝えて文章を作成してもらいます。
プロンプト例
取引先へ打ち合わせの日程変更をお願いするメールを作成してください。
・予定していた日：9月10日
・変更希望日：9月12日または13日
・こちらの都合による変更
・丁寧で簡潔な文章にする
このように条件を具体的に伝えることで、用途に合った文章を作成しやすくなります。
生成されたメールをそのまま送信するのではなく、内容や表現を自分で確認してから使用しましょう。
2．長い文章を要約する
長文を整理したい場合にもChatGPTを活用できます。
たとえば、自分で作成した文章や共有可能な資料について、
以下の文章を300文字程度で要約してください。
特に重要なポイントを3つ箇条書きにしてください。
と依頼できます。
長い文章から重要なポイントを把握するための補助として便利です。
また、
中学生でも理解できる言葉で説明してください。
などの条件を追加すると、難しい内容をわかりやすく整理することもできます。
ただし、AIによる要約で重要な情報が抜け落ちる可能性もあります。業務上重要な資料については、必ず原文も確認しましょう。
3．アイデア出しに活用する
「何か案を考えて」と言われたものの、なかなかアイデアが出てこない。
そんな経験がある方にもChatGPTは便利です。
たとえば、
社内会議の時間を短縮するためのアイデアを10個出してください。
お金をかけずに実施できる方法を優先してください。
と入力すれば、条件に合わせたアイデアを複数提示してもらえます。
最初から完璧な案を求める必要はありません。
10個出してもらった中から気になる案を選び、
3番のアイデアをもう少し具体的にしてください。
と追加で質問することもできます。
ChatGPTと会話しながらアイデアを深掘りできるのもメリットです。
4．資料の構成を考えてもらう
PowerPointなどの資料作成にもChatGPTを活用できます。
資料作成で時間がかかりやすいのが、「何を、どの順番で説明するか」を考える作業です。
いきなりPowerPointを開いて1枚目から作り始めるのではなく、先に全体構成をChatGPTと考えます。
たとえば、
社内で業務改善について10分間のプレゼンを行います。
PowerPoint5枚程度の構成を考えてください。
各スライドについて、
・タイトル
・伝える内容
・入れるとよい図やグラフ
を提案してください。
このように指示すると、資料全体のたたき台を作れます。
構成が決まってからPowerPointを作り始めることで、「途中まで作ったけれど話がつながらない」といった事態も防ぎやすくなります。
5．難しい内容をわかりやすく説明してもらう
仕事では、知らない専門用語や難しい内容に出会うことがあります。
検索して調べても、説明文にさらに専門用語が使われていて理解できないこともあるでしょう。
そんな場合は、
○○について、専門知識のない初心者でも理解できるように説明してください。
身近なものに例えながら説明してください。
とChatGPTに質問できます。
さらに、わからない部分があれば、
○○の部分がよくわかりません。もっと簡単に説明してください。
と続けて質問できます。
ただし、ChatGPTの回答には誤った情報が含まれる可能性があります。
特に法律・医療・金融・技術仕様など、正確性が重要な情報については、公式情報や一次情報を確認することが大切です。
6．仕事のタスクを整理する
複数の仕事を抱えていると、
「全部やらないといけない」
という意識が先行して、何から始めればいいのかわからなくなることがあります。
そんなときは、抱えているタスクをChatGPTに入力します。
たとえば、
今日の仕事を整理してください。
・A社への見積作成：今日17時まで
・社内会議資料：明日の午前中まで
・B社へメール返信：今日中
・報告書作成：3日後まで
緊急度と重要度を考えて、取り組む順番を提案してください。
このように期限まで伝えることで、優先順位を整理するための材料を得られます。
もちろん、最終的な優先順位は自分で判断する必要があります。
それでも、頭の中にあるタスクを一度整理するだけで、「まず何をすればいいのか」が見えやすくなります。
7．自分が書いた文章をチェックしてもらう
ChatGPTは「文章を書かせる」だけでなく、「自分が書いた文章を直す」ためにも使えます。
たとえば、
以下の文章をチェックしてください。
・誤字脱字
・不自然な日本語
・同じ表現の繰り返し
・読みづらい部分
内容自体は大きく変更しないでください。
と依頼できます。
自分では気づきにくい文章のクセを発見できることもあります。
メールや報告書はもちろん、WebライティングやSNS投稿など、文章を書くさまざまな場面で活用できます。
ChatGPTを上手に使う3つのコツ
ChatGPTは、質問の仕方によって回答内容が変わります。
初心者の方は、次の3点を意識してみましょう。
目的を伝える
単に、
メールを書いてください。
と入力するより、
初めて取引する企業へ打ち合わせをお願いするメールを書いてください。
とした方が、目的に合った回答を得やすくなります。
条件を具体的にする
文字数、相手、文章の雰囲気、入れてほしい内容なども伝えましょう。
「300文字程度」
「初心者向け」
「丁寧だが堅すぎない文章」
など、条件を追加するだけでも回答を調整できます。
一度の質問で完成させようとしない
ChatGPTは一度質問して終わりではありません。
回答を見て、
「もっと短くしてください」
「具体例を追加してください」
「初心者向けの表現にしてください」
と追加で指示できます。
会話しながら回答を完成させていくと考えると、活用しやすくなります。
ChatGPTを仕事で使うときの注意点
便利なChatGPTですが、仕事で利用する際には注意も必要です。
特に意識したいのが、情報の正確性と機密情報の取り扱いです。
ChatGPTは、事実と異なる内容をもっともらしく回答することがあります。
数値、法律、制度、製品仕様など、正確性が求められる情報は必ず公式サイトや一次情報で確認しましょう。
また、顧客の氏名・住所・電話番号、社外秘の資料、公開されていない製品情報などを安易に入力することも避ける必要があります。
会社によっては生成AIの利用ルールを設けている場合があります。
仕事で使用するときは、自社のルールを確認したうえで利用しましょう。
まとめ｜まずは毎日の小さな仕事からChatGPTを使ってみよう
ChatGPTは、文章を作成するだけのツールではありません。
今回紹介した活用方法は次の7つです。
- メールの文章を作成する
- 長い文章を要約する
- アイデアを出してもらう
- 資料の構成を考えてもらう
- 難しい内容をわかりやすく説明してもらう
- 仕事のタスクを整理する
- 自分が書いた文章をチェックしてもらう
すべてを一度に試す必要はありません。
まずは、「メールを1通作ってもらう」「今日のタスクを整理してもらう」といった小さな使い方から始めてみましょう。
そして、ChatGPTの回答をそのまま使うのではなく、AIにたたき台を作ってもらい、人間が確認・判断して完成させることが大切です。
毎日10分かかっていた作業を5分に短縮できれば、それだけでも1週間、1か月と積み重なることで大きな時間になります。
自分が普段行っている仕事の中から「これ、ChatGPTに手伝ってもらえないかな？」と考えてみることが、AIを仕事に活用する第一歩です。
